Електронний документообіг. Що хвилює українських підприємців

Дата публікації:29 квітня 2020 р.

Переваги, які отримує бізнес від переходу на цифру, справді вагомі

Період карантину для Мінцифри виявився напрочуд плідним — він запам’ятається низкою гучних релізів. Серед них і сервіс підписання документів на порталі Дія, який ми презентували наприкінці квітня. Він має наблизити до громадян та бізнесу сферу електронних довірчих послуг, розвиток якої — наша зона відповідальності.

Документообіг — фундамент будь-якого бізнесу, головний інструмент підзвітності й безперервний драйвер процесів. Угоди, рахунки, акти виконаних робіт — на початку паперовий документообіг може здаватися непоганим варіантом, однак у ході розвитку бізнесу ручні процеси стають доволі обтяжливою практикою. Електронний документообіг, навпаки, дозволяє оптимізувати бізнес-процеси. А ще відкриває безліч переваг — про них і поговоримо.

Електронний документообіг — це просто

Перший крок до його впровадження — електронний підпис. Тому перехід з паперу на цифру підприємству варто розпочати зі забезпечення електронними підписами співробітників, уповноважених діяти як представники компанії.

Для автоматизації та впорядкування усіх процесів, пов’язаних з документами, існують сервіси електронного документообігу. Найпопулярнішими на українському ринку є такі: M.E.Doc, СОТА, ВЧАСНО, FlyDoc, StarDoc, DocumentOnline, Електронна звітність Paperless, FREDO ДокМен, FREDO Звіт, Арт-Офіс, Арт-Звіт Pro. Їх функціонал дозволяє підписувати електронні документи, обмінюватися ними з контрагентами та вести звітність.

Підписати електронний документ можна й онлайн. Для цього можна скористатися сервісом підписання документів, який ми запустили на порталі Дія. Процес підписання тут охоплює всього декілька кліків, а безпека гарантована. Підписаний документ залишається лише у вашому браузері й не передається на портал Дія. А технологія шифрування закриває доступ до інформації для будь-якої особи, яка не володіє секретним ключем.

Електронний підпис несе таку ж юридичну силу, як і власноручний, має найвищий рівень довіри та гарантує автентичність даних. Натомість після скасування печаток на документах та введення адміністративної відповідальності за їх вимогу перевірити походження підпису на папері доволі складно.

Ще одна функція на порталі — перевірка підпису. Так можна отримати інформацію про всі підписи на файлі, а саме особу підписанта, час підпису, номер сертифіката та інше.

Про юридичну силу електронних документів

Відповідно до українського законодавства у сфері електронного документообігу та електронних довірчих послуг, документи з накладеним КЕП є оригіналами документів так само, як і аналогічні паперові версії документів з власноручним підписом. Тому нічого не стоїть на заваді до використання первинних електронних документів у бухгалтерському обліку та подання їх державним органам на перевірку.

У ході судової тяганини електронні документи, підписані КЕП, можуть бути доказами у суді. На них розповсюджуються загальні правила доказування та оцінки судом доказів.

Переваги електронного документообігу

Переваги, які отримує бізнес від переходу на цифру, справді вагомі. За підрахунками, на тонах видаткових матеріалів, що супроводжують паперовий документообіг, та логістичних послугах компаніям вдається заощадити 12% від обороту.

Технології дозволяють значно зекономити час — не менш цінний ресурс. При налагодженій комунікації з контрагентом підписати документ онлайн можна за лічені хвилини. У паперовому документообігу процес підписання займає від двох днів: одна сторона підписує документ на папері та відправляє його через службу перевезень або подорожує до контрагента для особистого підписання документу.

Оптимізація роботи співробітників підвищує їх ефективність. Скорочення споживання паперу додає плюсів у карму за екологічну свідомість. І найголовніше: електронний документообіг — це рішуче новий рівень безпеки та прозорості, оскільки всі етапи обробки документів протоколюються та зберігаються, а електронний підпис захищає важливу інформацію від сторонніх.

Михайло Федоров

Віцепрем'єр-міністр України, міністр цифрової трансформації