Частину ФОПів зобов'язують з 1 січня користуватись касовими апаратами: як їх вибрати. Інструкція

Дата публікації:15 листопада 2021 р.

Незабаром сотня тисяч підприємців, які не користувалися касовими апаратами (реєстраторами розрахункових операцій, РРО), змушені будуть це робити.

У тих, хто досі їх не встановили, лишається менше двох місяців, щоб вибрати РРО, зареєструвати їх та навчитися правильно ними користуватися.

ЕП дослідила, які існують програмні рішення для підприємців, чим вони відрізняються та скільки коштуватимуть їх користувачам.

Кого стосуються нові правила

1 січня 2022 року запрацюють правила про обов'язкове використання касових апаратів малим бізнесом. З нового року всі фізособи-підприємці другої-четвертої груп спрощеної системи оподаткування при здійсненні будь-яких розрахункових операцій повинні використовувати касовий апарат.

Однак це стосується не всіх. Той, хто не здійснює розрахункових операцій, буде працювати, як раніше. Тобто бізнес, який отримує гроші від кінцевих покупців у формі готівки, жетонів, талонів або розрахунків з використанням банківських карток та інших платіжних систем, здійснює розрахункові операції.

Наприклад, якщо покупець Василь придбає кілограм яблук і заплатить телефоном, це буде розрахункова операція. Якщо ж ТОВ замовить послуги з дослідження ринку яблук у ФОП "Василь", це не буде розрахунковою операцією, бо за ці послуги здійснюється оплата у вигляді банківського переказу за реквізитами та відповідно до акту виконаних робіт.

Отже, обов'язок встановлювати касовий апарат не поширюватиметься на осіб, які використовують спрощену систему оподаткування в трудових відносинах.

"Якщо у вас бізнес B2B, ви працюєте переважно з такими ж ФОПами і юридичними особами, маєте угоди, проводите розрахунки через банк, то з імовірністю 99% у вас не буде операцій, що підлягають застосуванню реєстратора", – пояснював раніше в. о. голови податкової Євген Олейніков.

В Україні зареєстровано близько 2 млн ФОПів, з яких 1,5 млн перебувають на спрощеній системі оподаткування. У Державні податковій службі вважають, що касовий апарат знадобиться лише 10% з цієї кількості або 150 тис підприємців. Щоправда, з них понад 50 тис уже використовують РРО.

Типи РРО та процедура реєстрації

Правове поле дозволяє використовувати два види РРО: класичні та програмні.

Класичні існують з 1990-х років. Це пристрої чи програмно-технічні комплекси, схожі на банківські термінали або невеликі принтери. Незважаючи на розміри та складність роботи, їх єдине завдання – видавати клієнтам фіскальні чеки.

Програмні – це програма, встановлена на смартфон, планшет, комп'ютер або ноутбук, за допомогою якої виконується та ж функція, що і за допомогою класичного РРО. Використання програмних РРО стало можливим з 1 серпня 2020 року, після набрання чинності відповідних змін до законодавства.

Який вид розрахункових апаратів обрати, кожен підприємець вирішуватиме самостійно, але переваги програмного РРО видно неозброєним оком.

Що необхідно зробити, аби почати користуватися ПРРО? Спочатку його слід зареєструвати в Електронному кабінеті платника податків (ЕКПП), заповнивши форму №1-ПРРО. У четвертому розділі "Дані щодо ПРРО" слід обрати тип ПРРО. Є чотири види програмних реєстраторів розрахункових операцій.

Стаціонарний – встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за адресою, зазначеною в реєстраційній заяві.

Пересувний – зареєстрований на конкретну господарську одиницю (транспортний засіб), але може використовуватися на всій території України.

Каса самообслуговування – встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за адресою, зазначеною в реєстраційній заяві. Застосування не передбачає залучення касира (платіжний термінал).

Інтернет-торгівля – встановлений на конкретну господарську одиницю і використовується за адресою, зазначеною в реєстраційній заяві. При його застосуванні можливе залучення касира (інтернет-магазин, сайт).

Для реєстрації ПРРО треба зробити такі кроки:

  • Зареєструвати точку продажів в Електронному кабінеті. У розділі "Введення звітності" обрати групу звітів F13, створити і надіслати форму F1312003.
  • Обрати безкоштовний ПРРО від ДПС або платний – від комерційних фірм.
  • Завантажити файл ПРРО і встановити його на планшет, смартфон чи комп'ютер, які будуть виконувати роль каси в точці продажу.
  • Зареєструвати ПРРО (створити віртуальну касу) через заповнення в ЕКПП форми №1-ПРРО (F1304102 в розділі "Введення звітності", обрати групу звітів F13 ("Запити"). Важливо в пункті №5 обрати "Здійснюється", аби ПРРО не переставав надсилати дані до податкової при зникненні інтернету.

В іншому випадку ПРРО не працюватиме в режимі офлайн.

У відповідь на надіслану форму №1-ПРРО надійде квитанція з фіскальним номером, під яким податкова зареєструвала ПРРО (віртуальну касу).

Особа, яка працюватиме на касі, повинна мати власний ЕЦП фізособи, отримати який можна, наприклад, через "Приват24".

Далі потрібно через ЕКПП зареєструвати касира в податковій. Для цього у розділі "Введення звітності", група звітів F13 ("Запити"), потрібно знайти форму F1391802, ввести прізвище, ім'я та по батькові касира, його ІПН та його ідентифікатор ключа, який можна дізнатися в реєстратора ЕЦП.

Після цього слід ввести в ПРРО товари.

Безкоштовний ПРРО і його відмінності від платних версій

Державна податкова служба пропонує безкоштовні ПРРО для операційних систем Android і Windows. Аналогічний продукт для iOS податківці розробляють з 2020 року, однак поки що застосунок не готовий. ПРРО для Android відсутній в Google Play, тому його потрібно завантажити із сайту податкової.

Додаток "запакований" в архів, де можна знайти детальну інструкцію з встановлення і використання. На сайті податкової в розділі "Програмні РРО" є підрозділ "Актуальні запитання-відповіді, пов'язані із запровадженням програмних РРО" і підрозділ з номерами телефонів посадових осіб податкової.

Безкоштовний ПРРО від податківців розроблений для виконання базових функцій РРО: фіскалізації розрахункових операцій та роботи з електронними чеками. У нього обмежений функціонал, який не передбачає інтеграцію з електронними системами автоматизації бізнесу.

На ринку з'явилося чимало комерційних продуктів ПРРО. Скільки саме – достеменно не знають навіть у ДПС. Річ у тім, що відкритий код дає можливість чи не кожному підприємцю створити власний ПРРО та надсилати дані для звітності. Пошук дав такий список комерційних програмних РРО.64512356126345.jpg

Платні реєстратори дозволяють інтегрувати ПРРО в існуючі облікові програми, адмініструвати роботу всіх кас і касирів одночасно, створювати товари і групи, завантажувати товари з інших програм, змінювати ціни та надавати знижки.

У багатьох випадках платні ПРРО розробили компанії, для яких цей напрям другорядний, а основний – продаж власних електронних систем автоматизації бізнесу. Тому такі програмні РРО працюють за умови інтеграції саме з цими системами або з іншими популярними на ринку системами, наприклад, 1С.

В очікуванні "падіння" серверів ДПС і спрощень

Вартість місячної підписки на комерційне ПРРО для однієї каси – 90-150 грн. Ціна сформована на підставі вартості обов'язкового обслуговування традиційних апаратних РРО, яка становить 200-400 грн на місяць.

Розробники ПРРО вирішили залучити клієнтів шляхом двократного зниження вартості місячної підписки, а деякі гравці пропонують програмний продукт безкоштовно. Вочевидь, мета такого кроку – швидке формування бази клієнтів.

З якими проблемами стикаються розробники?

Співзасновник компанії Poster Родіон Єрошек повідомив, що найбільша складність для розробників ПРРО – це часте "падіння" серверів податкової.

Деякі компанії не можуть налаштувати роботу ПРРО в режимі офлайн, оскільки в податкової "не дуже простий протокол" взаємодії їх серверів з ПРРО. Через це продукти деяких розробників можуть не працюють у режимі офлайн.

Коли ПРРО одночасно використовують 10% бізнесів, сервери податкової іноді не витримують навантаження і "падають", розповів Єрошек. "Інфраструктура податкової не розрахована на зростання навантаження в десять разів, тому з цим буде якась проблема", – спрогнозував підприємець.

Очікується, що підприємці почнуть масово реєструвати ПРРО у грудні-січні.

Напередодні Спілка українських підприємців написала лист ексміністру економіки Олексію Любченку, міністру цифрової трансформації Михайлу Федорову та в. о. голови податкової Євгену Олейнікову. У цьому листі підприємці просять спростити використання РРО та ПРРО бізнесом.

  1. Запровадити навчальний (тестовий) період обов'язкового впровадження РРО та ПРРО, на час якого будуть відсутні будь-які покарання для бізнесу.
  2. Зробити публічними дані про зареєстровані РРО та ПРРО, реєстр Центрів сервісного обслуговування апаратних РРО, перелік інформаційних еквайрів, суми щомісячних виторгів у розрізі видів діяльності, територій, видів товару.
  3. Звільнити бізнес від обов'язкової щомісячної плати на рахунки ЦСО за обслуговування РРО.
  4. Спростити реєстрацію РРО в ДПС, реалізувати механізм реєстрації через банки одночасно з отриманням POS-терміналу шляхом подання заявки.
  5. Запровадити альтернативний механізм передавання даних фіскальних чеків від РРО до ДПС без участі інформаційних еквайрів та ГІОЦ Нацбанку.
  6. Скоротити перелік обов'язкових реквізитів фіскального чека, що має 31 поле.

Чи дослухаються посадовці до пропозиції асоціації?

Оскільки обов'язкове використання реєстраторів для ФОПів уже кілька разів переносилося і порівняно з першою редакцією досить м'яке, відповідь, швидше за все, буде негативна. Особливо з урахуванням того, що до завершення карантину податкова не зможе перевіряти і штрафувати підприємців.